VERIFACTU: qué cambia en tu facturación y por qué debes prepararte
¿A quién afecta VERIFACTU y qué debes hacer antes de 2027?
¿Podrás seguir facturando con Excel o Word?
La llegada de VERIFACTU está generando muchas dudas entre autónomos, pymes y empresas. Una de las preguntas más frecuentes es si realmente afecta a todos los negocios y, sobre todo, si será posible seguir emitiendo facturas utilizando plantillas de Excel o Word como hasta ahora.
En este artículo te explicamos de forma sencilla qué es VERIFACTU, quién está obligado a adaptarse, qué debes hacer antes de 2027 y qué ocurrirá con las facturas hechas en Excel, Word o PDF.
¿Qué es VERIFACTU?
VERIFACTU es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para garantizar que las facturas emitidas por empresas y profesionales sean íntegras, trazables, inalterables y seguras.
Su objetivo principal es combatir el fraude fiscal y evitar que las facturas puedan modificarse o eliminarse sin dejar rastro. Para ello, los programas de facturación deberán cumplir una serie de requisitos técnicos establecidos por la normativa derivada del Real Decreto 1007/2023.
En pocas palabras:
¿A quién afecta VERIFACTU?
La respuesta corta es: a prácticamente todos los empresarios y profesionales que emitan facturas utilizando sistemas informáticos.
Entre los afectados por VERIFACTU encontramos:
Autónomos
Tanto si emites 5 facturas al mes como 500
Pequeñas y medianas empresas (PYMES)
Comercios, despachos profesionales, academias, clínicas, talleres, restaurantes, empresas de servicios, etc.
Sociedades mercantiles
SL, SA y cualquier entidad que facture mediante software informático.
Asesorías y gestorías
Cuando facturen directamente para sus clientes o utilicen programas de facturación en nombre de terceros.
¿Quién podría no estar afectado?
Existen algunos casos especiales y regímenes concretos que pueden tener requisitos específicos o sistemas alternativos, como determinadas empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información).
No obstante, la inmensa mayoría de autónomos y pymes sí deberá adaptarse.
Por ello, es recomendable comenzar a evaluar las opciones disponibles.
Holded ya cumple con los requisitos técnicos que exige VERIFACTU (QR, trazabilidad, envío automático a Hacienda). Si estás dentro de los colectivos obligados, es el momento de dar el paso.
¿Cuándo entra en vigor?
Tras las modificaciones normativas y ampliación de plazos, las fechas más importantes son:
1 de enero de 2027
Para sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
1 de julio de 2027
Para la mayoría de autónomos y profesionales.
Aunque parezca que queda tiempo, esperar al último momento suele ser un error.
De hecho, una adaptación progresiva suele resultar mucho más sencilla y económica.
¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?
La respuesta práctica es NO.
Este es uno de los cambios más importantes que trae VERIFACTU.
Muchas empresas llevan años utilizando:
- Plantillas de Excel.
- Documentos de Word.
- Facturas guardadas manualmente en PDF.
El problema es que estos sistemas no garantizan los requisitos que exige la normativa:
- Integridad.
- Trazabilidad.
- Inalterabilidad.
- Encadenamiento de registros.
- Generación de información verificable.
Una hoja de Excel puede modificarse en cualquier momento.
Un documento Word puede sobrescribirse.
Una factura PDF puede generarse sin dejar un registro seguro de cómo se creó.
Por este motivo, Excel y Word no se consideran soluciones válidas como sistema de facturación adaptado a VERIFACTU.
¿Y si convierto el Word o Excel a PDF?
Tampoco sería suficiente.
El PDF puede seguir utilizándose para enviar la factura al cliente, pero la factura deberá haberse generado previamente desde un software compatible con VERIFACTU.
Es decir:
✅ Factura creada con software adaptado.
✅ Generación de PDF para el cliente.
❌ Factura creada directamente en Word o Excel.
¿Qué debes hacer antes de 2027?
1. Revisar tu sistema actual
- Si facturas con Excel.
- Si utilizas Word para crear facturas.
- Si trabajas con un programa antiguo.
- Si tu software ya se está adaptando a VERIFACTU.
Si alguna respuesta genera dudas, es momento de actuar.
Por tanto, conviene revisar el sistema cuanto antes.
2. Verificar con tu proveedor
Pregunta directamente:
- ¿El programa será compatible con VERIFACTU?
- ¿Incluye actualizaciones?
- ¿Tendrá generación automática de QR?
- ¿Cumplirá todos los requisitos de la AEAT?
3. Evitar empezar proyectos nuevos en Excel
Si todavía estás creando plantillas nuevas para facturar, probablemente no merece la pena invertir más tiempo en ellas.
Lo recomendable es migrar progresivamente a una solución preparada para el futuro.
4. Formar al equipo
La adaptación no es sólo tecnológica.
Es importante que trabajadores, administrativos y responsables conozcan:
- Cómo emitir facturas correctamente.
- Cómo realizar rectificaciones.
- Cómo conservar la documentación.
- Cómo gestionar los nuevos requisitos.
5. Elegir una solución sencilla
Muchos autónomos creen que necesitarán programas complejos o costosos.
La realidad es que existen soluciones específicas diseñadas para pequeñas empresas y profesionales que permiten adaptarse sin complicaciones.
¿Qué ventajas tiene adaptarse ya?
Además de cumplir con Hacienda, un software moderno permite:
Conclusión:
VERIFACTU no es una opción, sino una adaptación obligatoria para la gran mayoría de autónomos, profesionales y empresas en España. Antes de 2027 será imprescindible utilizar un sistema de facturación que garantice la integridad y trazabilidad de las facturas.
Si actualmente sigues facturando con Excel o Word, es el momento de empezar a planificar el cambio. Cuanto antes realices la transición, más fácil y económica será la adaptación.
En VERIFACTU EXPRESS te ayudamos a cumplir con la normativa sin complicaciones, para que puedas centrarte en lo importante: hacer crecer tu negocio.
¿Tu negocio está preparado para VERIFACTU?
No esperes a última hora para adaptarte. Si actualmente facturas con Excel, Word o tienes dudas sobre si tu sistema cumple con la normativa, este es el momento perfecto para dar el paso.
Con VERIFACTU EXPRESS podrás emitir facturas de forma sencilla, segura y totalmente adaptada a los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria, evitando complicaciones futuras y asegurando la continuidad de tu negocio.
