Migrar a Holded: Guía completa para hacerlo perder datos ni tiempo.
Con la entrada en vigor de Verifactu, miles de autónomos, pymes y empresas en España se están preguntando lo mismo: ¿me sirve mi programa actual o tengo que cambiar de software de facturación? En muchos casos, la respuesta es que hay que migrar a una solución certificada, y Holded se ha convertido en una de las opciones más elegidas por su facilidad de uso, su enfoque «todo en uno» (facturación, contabilidad, proyectos, CRM e inventario) y su compatibilidad con los requisitos de la Agencia Tributaria.
El problema es que «migrar» suena a algo complicado: mover facturas, contactos, productos, histórico contable… y nadie quiere quedarse sin datos a mitad de camino. En este artículo te explicamos qué implica realmente migrar a Holded, qué se puede llevar y qué no, y cómo hacerlo sin errores.
¿Por qué tantas empresas están migrando a Holded?
No se trata solo de una moda. Hay tres motivos muy concretos que están empujando la migración:
Cumplimiento con Verifactu. El Real Decreto 1007/2023 obliga a que los sistemas informáticos de facturación sean inalterables, trazables y verificables. Excel, Word o programas de facturación antiguos y no certificados no cumplen estos requisitos.
Plazos que ya están encima. Las sociedades deben tener su software adaptado desde el 1 de enero de 2027, y el resto de autónomos y pymes desde el 1 de julio de 2027. Los propios proveedores de software, como Holded, ya deben cumplir la normativa desde julio de 2025 .
Todo centralizado en un solo lugar. Holded une facturación, contabilidad, tesorería, proyectos, inventario y CRM en una misma plataforma, lo que reduce la necesidad de manejar varias herramientas sueltas que no se comunican entre sí.
En resumen: si sigues facturando con Excel, Word o un programa que tu proveedor no ha certificado para Verifactu, migrar no es opcional, es una cuestión de tiempo.
¿Qué se puede migrar a Holded?
Antes de lanzarte a migrar, es importante saber qué información es «migrable» de forma directa y qué requiere un tratamiento manual. Según la documentación oficial de importación de Holded, el traspaso de datos se organiza por plantillas de Excel específicas para cada tipo de información.
Contactos (clientes y proveedores): nombre, NIF/CIF, dirección, datos de contacto.
Productos y servicios: referencias, precios, tipos de IVA, stock.
Cuentas contables: si vienes de una contabilidad estructurada, puedes importar tu plan contable.
Facturas de venta y compra: histórico de facturación para mantener la trazabilidad.
Presupuestos, gastos y otros documentos, según el plan contratado.
Un detalle importante que muchas empresas pasan por alto: el orden de importación importa. Si subes primero las facturas y luego los contactos, es probable que Holded no pueda vincular correctamente los datos. Por eso conviene seguir siempre la secuencia recomendada (contactos y productos primero, documentos después)
Los 5 pasos para migrar a Holded sin sustos
1. Auditoría de tu situación actual
Antes de tocar nada, hay que saber de dónde partes: qué programa usas, en qué formato están tus datos (Excel, Word, otro software, papel), cuántos años de histórico necesitas conservar y qué integraciones usas hoy (banco, TPV, ecommerce, gestoría). Esta foto inicial evita sorpresas a mitad de proceso.
2. Preparación y limpieza de datos
Es el paso que más tiempo lleva y el que más errores evita. Antes de importar, hay que revisar que los NIF de clientes estén bien formateados, que no haya productos duplicados con nombres distintos, y que los tipos de IVA e impuestos estén correctamente asignados. Migrar «basura» a un sistema nuevo solo traslada el problema.
3. Importación estructurada por plantillas
Se descargan las plantillas oficiales de Holded, se rellenan con los datos ya depurados y se suben siguiendo el orden correcto: primero contactos y productos, después documentos como facturas y presupuestos (Holded Academy).
4. Configuración de Verifactu y fiscalidad
Aquí es donde realmente se garantiza el cumplimiento normativo: activar el módulo de Verifactu, configurar el envío de registros de facturación, series numéricas, códigos QR en las facturas y la conexión con la Agencia Tributaria según la modalidad que corresponda a tu negocio.
5. Formación del equipo y puesta en marcha
Un software nuevo solo aporta valor si el equipo sabe usarlo. La última fase incluye formación práctica para quienes emiten facturas y gestionan cobros y pagos en el día a día, además de un periodo de acompañamiento para resolver dudas mientras se coge ritmo.
Errores más habituales al migrar a Holded (y cómo evitarlos)
Migrar sin depurar antes los datos, lo que arrastra errores de NIF, duplicados o IVA mal aplicado al nuevo sistema.
Subir documentos antes que contactos y productos, rompiendo las relaciones entre facturas y clientes.
No verificar el histórico contable, dejando huecos que luego complican el cierre fiscal.
Saltarse la formación del equipo, lo que provoca errores en la facturación diaria durante las primeras semanas.
Dejarlo para el último momento: con la fecha límite de 2027 cada vez más cerca, cuanto antes se planifique la migración, menos prisas y menos riesgo de sanciones (hasta 50.000 € por usar software no adaptado).
¿Cuánto cuesta Holded?
Holded ofrece varios planes según el tamaño del negocio, desde autónomos hasta empresas con equipos más grandes. A grandes rasgos, los planes incluyen un número creciente de facturas anuales, usuarios y funcionalidades de contabilidad, con módulos adicionales opcionales como nóminas, inventario, TPV o SII (Holded Pricing). El coste exacto depende del volumen de facturación y de los módulos que necesite cada negocio, por lo que lo más recomendable es hacer un diagnóstico previo antes de elegir plan.
¿Necesito ayuda profesional para migrar o puedo hacerlo solo?
Si tu negocio factura pocos documentos al mes y tus datos ya están ordenados, es posible hacer la migración por tu cuenta siguiendo las plantillas de Holded. Pero si tienes histórico contable complejo, múltiples series de facturación, integraciones con banco o TPV, o simplemente no quieres arriesgarte a perder información en el proceso, contar con un partner que gestione la migración de principio a fin reduce muchísimo el margen de error y el tiempo de puesta en marcha.
En Neotic Technology, a través de nuestro servicio Verifactu Express, nos encargamos de todo el proceso de migración a Holded: auditoría inicial, limpieza y traspaso de datos, configuración de Verifactu, integraciones a medida y formación de tu equipo, para que tu empresa cumpla con la normativa sin complicaciones ni sorpresas.
Preguntas frecuentes sobre migrar a Holded
¿Perderé mis facturas antiguas al migrar?
No, si el proceso se hace correctamente. Las facturas y documentos históricos se importan mediante plantillas específicas, manteniendo la trazabilidad con los contactos y productos ya cargados en el sistema.
¿Cuánto tiempo tarda una migración a Holded?
Depende del volumen de datos y de la complejidad de tu contabilidad actual. Una migración sencilla puede resolverse en pocos días; una con mucho histórico y varias integraciones puede llevar unas semanas de trabajo bien planificado.
¿Puedo seguir usando mi gestoría después de migrar?
Sí. Holded permite dar acceso a asesores y gestorías, y muchas gestorías ya trabajan habitualmente con esta plataforma.
¿Migrar a Holded ya me deja preparado para Verifactu?
Migrar los datos es solo una parte. También hay que activar y configurar correctamente el módulo de Verifactu (series, QR, envío de registros a la AEAT) para que la adaptación sea completa.
¿Qué pasa si no migro a tiempo?
Utilizar sistemas de facturación no adaptados a Verifactu puede acarrear sanciones de hasta 50.000 €, además del riesgo de tener que hacer la migración con muchas más prisas cuando se acerque la fecha límite.
No dejes la migración para el último momento
Cuanto antes empieces el proceso de migración a Holded, con más margen contarás para depurar tus datos, formar a tu equipo y llegar a 2027 con la tranquilidad de tener tu facturación cumpliendo con Verifactu.
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